Vanaf 1 januari 2011 kunt u gebruikmaken van de werkkostenregeling. Via deze nieuwsbrief bent u op de hoogte gehouden van de ins en outs van deze regeling. Informatie over deze regeling vindt u in onze informatiebrochure. Op de valreep wordt de regeling nogmaals verruimd: nieuw is dat het nu ook mogelijk is om intermediaire kosten onder voorwaarden door middel van een vaste kostenvergoeding te verstrekken.

Vaste kostenvergoedingen
Met de komst van de werkkostenregeling vervallen in principe de huidige gemaakte afspraken met de Belastingdienst over kostenvergoedingen. Bij het toepassen van de werkkostenregeling komen verstrekte kostenvergoedingen – die niet direct tot het loon van de werknemer worden toegerekend – ten laste van de vrije ruimte van 1,4 procent, tenzij het gaat om een gerichte vrijgestelde vergoeding.

In een besluit heeft de staatssecretaris goedgekeurd dat een dergelijke mogelijkheid ook voor intermediaire kosten gaat gelden. Hierdoor wordt het dus extra interessant om de huidige onkostenvergoeding op te splitsen in een kostenvergoeding voor gerichte vrijstellingen en/of intermediaire kosten. U voorkomt dan dat de vrije ruimte door vaste kostenvergoedingen wordt gevuld.

Om gebruik te kunnen maken van deze mogelijkheid moet u wel aan een aantal voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden zijn zwaarder dan de huidige voorwaarden om een kostenvergoeding aan een werknemer te verstrekken!

Zo moet een werkgever:

*       het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken;
*      de intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang specificeren;
*      de vaste vergoeding naar het bedrag aan intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige posten specificeren;
*      de vergoeding met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten onderbouwen en dit herhalen als de inspecteur dat vraagt.

Een aanvullende vergoeding van de werkgever aan de werknemer is daarbij alleen mogelijk, als de werkgever aannemelijk kan maken dat de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het bedrag aan vaste vergoeding.

Voorbeeld:
Uit een kostenonderzoek volgt dat de buitendienstwerknemers van een verkooporganisatie de volgende kosten (per persoon en per periode) maken:

Kosten voor parkeren van de lease-auto (intermediair) € 25

Kosten externe representatie (intermediair) € 8

Kosten van consumpties onderweg (nihil/gerichte vrijstelling) € 16

Kosten van schrijfwaren en printerpapier € 7

De werkgever kan met deze gegevens een vaste vergoeding geven die hij tot een bedrag van 49 euro per periode moet specificeren. Wil de werkgever meer dan 49 euro per periode vergoeden, dan moet de werkgever kiezen of dit meerdere als loon bij de werknemer wordt aangemerkt, of als eindheffingsloon wordt aangemerkt. In dat laatste geval komt het meerdere ten laste van de beschikbare vrije ruimte van 1,4 procent.

Bron: Gibo