Als het aan Staatssecretaris De Jager van
Financiën ligt, gaan steeds meer bedrijven over
op het elektronisch versturen van hun facturen.
Deze vorm van verzending levert het bedrijfsleven
ongeveer 600 miljoen aan besparing op.
De bewindsman heeft daarom goedgekeurd dat
elektronische facturen voortaan vormvrij zijn.

Vormvrij wil zeggen dat u uw facturen bijvoorbeeld mag
versturen als PDF-document. De ontvanger moet uiteraard
geen bezwaar hebben tegen een elektronische factuur en
mag deze niet kunnen wijzigen. U kunt daarom het document
beveiligen met een wachtwoord, zodat u er zeker
van bent dat de ontvanger de factuur niet kan veranderen.

Let op!
Alleen de wijze van verzending is versoepeld. Er is niets
gewijzigd in de factuurvereisten. U moet als ondernemer
op de elektronische factuur nog steeds dezelfde gegevens
vermelden die ook op een papieren versie behoren te
staan. Er is ook niets veranderd in de wettelijke bewaarplicht.
Elektronische facturen met bijbehorende elektronische
handtekening moet u zeven jaar lang bewaren.

Vormvrij in de praktijk
Op internet treft u verschillende tools aan waarmee u uit een tekstverwerkingsof
boekhoudpakket direct een beveiligde PDF kunt maken. Als u via google
zoekt op “free pdf writer” vindt u allerlei gratis tools. Let er wel op dat u een
versie kiest die de beveiliging van PDF’s ondersteunt. Het beveiligde document
kunt u vervolgens elektronisch in uw administratie bewaren en verzenden naar
uw afnemers.

Vormvrij van de andere kant
Ontvangt u van uw leveranciers een factuur in PDF-document, dan hoeft u
deze niet langer op papier te bewaren. U kunt deze elektronische facturen
digitaal opslaan. De opgeslagen factuurgegevens moet u wel binnen een
redelijke termijn aan de Belastinginspecteur kunnen overleggen.

Rechtstreeks inlezen
Er zijn diverse oplossingen op de markt waarmee u de factuurgegevens rechtstreeks
elektronisch uit het factuurbericht in uw administratie kunt inlezen. Door
hiervan gebruik te maken hoeft u de informatie van de factuur niet meer over
te typen.

Vormvrij naar het buitenland
Factureert u veel aan het buitenland, dan kunt u nog niet profiteren van
bovenstaande versoepelingen. Ondernemers moeten binnen de Europese Unie
nog steeds voldoen een groot aantal wettelijke voorwaarden, zoals een digitale
handtekening, om de echtheid van een factuur te kunnen controleren. Ook is
het tot 1 januari 2010 niet mogelijk om in een andere lidstaat de omzetbelasting
die op een elektronische factuur staat terug te vragen.

Bron: Crop Nieuwsbrief