Een groeiend aantal mkb-bedrijven voldoet niet aan de wettelijke verplichting om de administratie zeven jaar te bewaren. Ze gaan er te gemakkelijk vanuit dat verouderde software beschikbaar blijft.

Dit zegt directeur Jan Jacobs van een leverancier van boekhoudsoftware in Het Financieele Dagblad. Bedrijven die hun administratie niet zeven jaar bewaren riskeren een boete(zie Bewaarplicht voor de administratie). Jacobs zegt dat bedrijven in gebreke blijven door verouderde softwarepakketten te gebruiken. Bij veel aanbieders wordt de oude data bovendien vernietigd bij beëindiging van het contract. Jacobs vindt dat ze bij opzegging van het abonnement gratis gearchiveerd moeten worden door de leverancier. Jacobs raadt bedrijven aan om met de softwareleverancier goede afspraken te maken over de beschikbaarheid van de administratie.

Bedrijven realiseren zich daarbij ook niet dat ze naast alle e-mail met digitale facturen van de laatste zeven jaar ook de back-ups, de verouderde software en de gedateerde hardware moeten bewaren om de administratie toegankelijk te houden.

Bron: Het Financieele Dagblad